Un logiciel RH ou SIRH : comment choisir le bon outil ?

Les missions de gestion des ressources humaines sont le plus souvent interminables, peu importe la taille de la structure, une TPE, une PME ou une ETI ou une GE. Cela passe par l’intégration des nouveaux salariés, l’onboarding des stagiaires, la gestion du personnel.

Afin d’optimiser de nombreuses tâches, de multiples entreprises songent à prendre un logiciel de gestion. A travers cet article, nous vous donnons des clés afin de trouver le logiciel pour entreprise le plus adapté à votre organisation, ainsi que les avantages, les différentes offres !

Le logiciel SIRH et RH : les définitions et l’intérêt

Quelles sont les utilités d’un logiciel de gestion RH ?

Cet outil RH signifie que vos tâches de gestion des ressources humaines seront mécanisées. Nous allons vous donner les processus RH fortement utile pour votre entreprise, nous retrouvons :

• la gestion de la paie ;
• la gestion des congés ;
• l’élaboration d’un portail RH ;
• la gestion de la formation ;
• la gestion administrative ;
• la gestion des congés et la gestion du temps de travail ;
• la gestion des recrutements et de l’intégration de nouveaux employés ;
• la gestion des talents (Talent management).

Globalement, dans les entreprises on sépare certaines tâches RH en deux parties, d’un côté la gestion des tâches administratives de l’autre la gestion humaine c’est-à-dire gestion des candidatures, bilans de compétences, etc.

La différence entre un logiciel SIRH et un logiciel RH 

Un outil SIRH indique un système d’Information des Ressources Humaines. En conséquence, ce terme spécifique désigne tout simplement un logiciel des relations humaines. Effectivement ces deux écritures sont en réalité deux outils identiques.

Comment se meut un outil RH ?

Un logiciel qui automatise les processus RH

Peu importe les besoins au sein de votre entreprise, cet outil SIRH offre une nouvelle gestion optimisant tous les processus ou une partie. Globalement, ces processus sont multiples et redondants en conséquence un outil SIRH consentit à protéger les process afin d’assurer la sécurité. 

Les logiciels RH doivent établir de nombreuses modifications en termes de législation afin de suivre les normes juridiques, vous n’aurez plus de responsabilité sur ce point.

Voici 2 illustrations :

• l’interface de gestion de paie s’adapte aux mises à jour obligatoires ;
• également la partie notes de frais donc sous format numérique vous garantit de sa valeur et des droits conférés, strictement identique à une version papier ;

L’élaboration d’espace pour les responsables RH et les employés

Pour tout processus il peut prendre la forme d’un logiciel unique ou bien une fonctionnalité dans l’outil RH. En ce qui concerne le fonctionnement des processus voici les atouts :

• Pour le personnel RH un espace dédié pour toute la gestion grâce à des outils de plannings, reporting permettant des statistiques et indicateurs-clés ;
• Pour les employés un espace dédié pour y inscrire des congés, avoir un accès à leurs fiches de paie, etc.

Il existe plusieurs logiciels RH

Nous avons listé 3 types de logiciel RH à savoir :

• les logiciels entiers permettant une gestion complète au niveau des processus, comme Nibelis ;
• les logiciels spécifiques permettant une gestion partiale des fonctionnalités comme Cleemy ;
• les logiciels de gestion permettant de gérer quelques fonctionnalités RH comme Axonaut.

Pour la gestion des RH ce sont plusieurs modules, fonctionnalités disponibles. On retrouve des outils complets mais souvent expansifs et non adaptés à tous les types de structures. De l’autre côté certains outils manquent en fonctionnalités mais correspondent à tous les types d’entreprises. 

De plus, il faut différencier deux fonctionnements d’obtentions du logiciel :

• Les logiciels en téléchargement sous licence annuelle ;
• Les logiciels en mode Saas (en ligne).

Les bénéfices d’un outil RH

Gestion du temps et efficacité productive

Tout d’abord le premier bénéfice qui nous vient à l’esprit est la possibilité d’optimiser les processus RH et les actions répétitives. La fonction RH réduit considérablement les fautes en lien avec les missions de relations humaines réalisées manuellement auparavant.

Si vous optez pour un des logiciels cités précédemment vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches, vous assurerez également un meilleur suivi des collaborateurs, ce qui entraîne une fidélisation sur le long terme.

Gestion du temps pour les employés

Concernant les salariés, une interface de gestion RH leur accordera une rapidité au niveau des tâches et de la vision de celle-ci. 

Également sur le portail RH les collaborateurs sont davantage rapides dès leur intégration, une interface collaborative stock les données. 

Sur le long terme, pour votre structure cela s’exprime en gain de temps et donc en productivité et gain financier.

Le rassemblement des documents et des données

Ce rassemblement des documents (fiches de paie, certificats, déclaration, lettres, etc.) est un bénéfice. Placer dans même logiciel toutes les données des documents accorde :

• des mises à jour régulières afin d’obtenir la bonne version pour chaque individu ;
• une réduction des erreurs ;
• des travaux collaboratifs ;
• d’éviter les oublis d’information.

Maximiser les processus à l’aide des données

Pour terminer, le dernier bénéfice est le plus crucial. Rassembler les données dans un seul et même endroit va améliorer les processus. De nombreux outils SIRH offrent la possibilité d’effectuer du reporting, ceci aide le contrôle sur les processus. Les professionnels RH peuvent avec ces logiciels déceler les points d’améliorations pour n’importe quel problème.

Quelles sont les personnes pouvant bénéficier d’un logiciel RH ?

Nous avons bien évidemment cité la structure RH, les dirigeants, les managers et les salariés. Maintenant nous souhaitons connaître à quel type de structure un outil RH peut servir. En mettant de côté les entrepreneurs et les professions libérales, dès qu’une entreprise à des salariés quelques logiciels de ressources humaines peuvent être mis en place.

Effectivement, selon la taille de l’entreprise par exemple, une toute petite entreprise pourra choisir une fonction comme la gestion des fiches de paie. Cependant, si votre entreprise est une petite et moyenne entreprise ou une très grande entreprise un outil RH tout-en-un semble notablement intéressant voire indispensable. En effet, les pme n’ont certes pas toutes  un département RH, en conséquence pour elles ceci est une véritable alternative. De plus, de plus en plus de logiciels de gestion spécialisé pour les PME existent à savoir KiwiHR, Eurécia, Personnio et Kammi.

De nombreuses startups installent ces outils. En ce qui concerne les grandes structures, l’ utilisation de ces logiciels est vitale et donc en dispose déjà. En effet, les GE se servent même de un ou plusieurs outils de gestion RH.

Les capacités d’un logiciel de gestion des ressources humaines

Par rapport à notre comparatif précédent ce sont tous des outils de grh complets et en conséquence offrent l’ensemble des fonctionnalités que nous allons citer à savoir :

Des documents numériques

• Système de Cloud et enregistrement instantané
• Déclaration des coûts personnels
• Enregistrement numérique certifié (valeur probante)
• Emargement électronique

Des documents de paie

• Document numérique des comptes
• Déclaration sociale nominative
• Ponction à la source

Gestion d’activité et du personnel

• Calendrier d’activité
• Gestion des absences et présences
• Gestion des congés

Talent management et gestion prévisionnelle de l’emploi et gestion des compétences

• Embauche et intégration
• Les fonctions dans l’entreprise
• Compte rendu des compétences
• Rencontre avec des potentiels futurs embauchés
• Gestion des formation

Analyser et rapports

• Ensemble d’outils intégré au système d’information, le business intelligence
• Budget prévisionnel
• Reporting légal

Tous les logiciels RH ne proposent pas toutes les fonctionnalités annoncées et offrent uniquement la gestion de paie ou la déclaration des coûts personnels. Il faut que vous analysiez vos attentes, vos besoins, vos manques et de plus votre budget. Il ne sera pas utile que vous choisissiez un outil RH tout-en-un souvent cher pour les grosses structures alors la taille de votre entreprise est celle d’une PME de 5 salariés.

Les étapes de sélection pour votre futur logiciel

Afin de vous aiguiller dans la sélection de votre futur outil nous vous indiquons les étapes clés de réflexion.

Les modules et les fonctionnalités 

Sur le marché des logiciels SIRH une multitude acteurs sont présents nous ne pouvons pas répertorier tous les logiciels. Cependant, nous avons tout de même mis en avant un bon nombre de logiciels qui vous aideront dans votre analyse de réflexion. 

Posez vous les bonnes questions selon vos besoins : Quels sont vos besoins, seulement un outil de gestion de paie ou bien regroupant toutes les fonctionnalités des ressources humaines ?

Réaliser une réunion avec votre équipe, les RH, le DRH, les managers. Définissez vos besoins et établissez un tableau comparatif.

La taille de la structure

La taille ainsi que le nombre de salariés auront un impact lors de votre prise de décision. Si votre structure est une TI il faut sélectionner un logiciel adapté à votre organisation. 

La fiabilité des données

Il faut également avoir connaissance de la fiabilité du logiciel en termes de sécurité, protection, hébergement. Vos données sont confidentielles donc pas question de les perdre ou de se les faire voler. Il faut que l’outil ait des certifications solides et fiables, notamment pour la sécurisation des données de santé, l’outil doit avoir la certification RGPD. Il faut de plus ne pas rencontrer de problèmes techniques par exemple que tous les collaborateurs puissent accéder rapidement au logiciel.

L’analyse du travail et la simplicité d’usage

Si le principal objectif avec votre outil SIRH est le gain de temps et l’optimisation des missions. Il vous faudra choisir un logiciel simple d’usage pour le personnel et les chargés des ressources humaines et moderne. Afin de prévisualiser le produit vous pouvez solliciter l’entreprise pour qu’elle réalise une démonstration, il existe même pour certain logiciel un essai gratuit.

Le prix

La dernière réflexion est le plus souvent le budget. Réfléchissez avec votre équipe en gain de temps et en termes de grandeur fonctionnelle à prix équivalent lors du comparatif. Le budget est un critère fondamental à réfléchir cependant bien évidemment il n’est pas le principal.

Quel est le prix d’un outil RH ?

Y-a-t-il des logiciels SIRH gratuits ?

Tout d’abord au préalable de parler des frais pour un logiciel, est-ce qu’il y a des logiciels RH gratuits ? Nous avons effectué une veille grâce aux moteurs de recherche. Il existe plusieurs logiciels tels que HR.my, Teamdeck ou encore Zoho People.

Cependant, cette gratuité vient limiter l’offre en termes de nombres d’utilisateurs et de modules. De plus, ces logiciels gratuits sont d’origine anglais par conséquent la réglementation n’est pas la même qu’en France donc considérablement moins bien adaptée.

Il faut donc bien analyser vos besoins et voir sur du long terme.

C’est un choix important, si le logiciel vous correspond vous économiserez de l’argent au fur et à mesure. En complément, il y a des outils SIRH vraiment pas chers tel que KimiHR qui débute à 2,5 € par personne et par mois.

Comment se déroule la décomposition du coût total ?

Nous avons abordé précédemment quelques logiciels RH Saas débute à seulement quelques euros par personne et par mois.

Globalement, pour les modules centraux vous pouvez chiffrer entre 1 et 4 euros par personne et si vous désirez toutes les fonctionnalités il faudra payer davantage.

Dans votre budget il faut prendre en compte les services supplémentaires qui ajoutent forcément des frais tels qu’une formation ou une réunion de suivi.

Cela certes va au final être un certain coût cependant il faut le voir comme un investissement durable pour assurer votre gestion des ressources humaines, qui sera un gain de temps et de la productivité.

Les options alternatives aux outils SIRH ?

A travers cet article, nous vous avons présenté les différents bénéfices d’un outil RH/ SIRH. 

Même après cet article il est possible de ne pas vouloir un logiciel de gestion SIRH, cependant il existe d’autres outils comme Excel ou Google Sheets. Il est toujours possible de faire des tâches répétitives sur feuille. Néanmoins, cette technique englobe de nombreux problèmes et risques. 

Il est tout à fait possible de confier vos tâches ou des analyses à des prestataires externes. La gestion de la comptabilité a la possibilité d’être externalisée par un expert-comptable ou bien laisser le bilan de compétences à une structure spécialisée. Cependant, le coût sera plus élevé et le risque de perte de données peut arriver.

Foires Aux Questions

Comment se définit un outil SIRH ?

Un logiciel SIRH également qualifié de logiciel RH se caractérise par une optimisation et une rationalisation des processus de gestion des ressources humaines

Quels sont les premiers acteurs sur le marché des logiciels RH ?

Il y a une multitude d’outils RH. Les logiciels français sont davantage connus et mieux adaptés à votre structure et à la réglementation française à savoir Meta4, ADP GSI, Cegedim SRH Cegid RH ou encore Lucca.

Faut-il obligatoirement choisir un logiciel SIRH ?

Bien évidemment non c’est un choix individuel selon vos besoins. Cependant, des processus RH comme la déclaration sociale nominative ou la Gestion prévisionnelle des Emplois et des compétences pour les structures composée de plus que 300 collaborateurs sont inévitables.